Comment fonctionne OWI pour la relation fournisseur ?

Voici ce qui se passe lorsqu’un mail arrive dans votre boîte de réception 👇

1️⃣ IA — Compréhension & extraction
L’IA identifie le motif du mail (ex. relance de facture, confirmation de commande…) et en extrait toutes les informations utiles (n° de commande, facture, montant, échéance, etc.).

2️⃣ Lien S.I — Vérification comptable
OWI interroge automatiquement le système comptable pour connaître l’état des factures.

3️⃣ Règles métier — Automatisation
Répondre automatiquement aux demandes simples et de classer les mails pour traitement par les comptables.

4️⃣ Assistance IA — Aide aux équipes
Pour les cas plus complexes, l’IA facilite les recherches et propose une aide à la rédaction des réponses, que le collaborateur peut valider ou ajuster avant envoi.

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Plus en détail :

Étape 1 : IA — Compréhension & extraction

1. L’objet, le corps du mail et les pièces-jointes sont analysées
2. Pièces-jointes : les types de documents sont identifiés et les numéros utiles sont extraits (identifiants du fournisseur, des commandes, des factures… etc)
3. Le ou les motifs de contacts sont déterminés grâce à l’objet et au corps du mail, dans lesquels le moteur peut également trouver des numéros utiles

Étape 2 : Lien S.I — Vérification comptable

1. Le moteur OWI interroge votre système comptable grâce aux identifiants extraits du mail et de ses pièces-jointes
2. Les différentes informations fournies par le système comptable enrichissent les données disponibles pour le moteur OWI
3. OWI effectue des contrôles de cohérence entre les données issues de la compta et celles trouvées dans le mail, et produit un « état des factures du fournisseur » sous forme de fichier XLS, qui sera joint à la réponse (en fonction des règles métier)

Étape 3 : Règles métier — Automatisation

1. Comme leur nom l’indique, les « règles métier » sont définies par les métiers, et décident de ce qui est automatisé
2. Le plus souvent, parce que les demande sont simples, OWI répond automatiquement : jusqu’à 80% d’automatisation totale chez nos clients
3. Pour les cas douteux ou les demandes complexes, OWI classe le mail dans le dossier pertinent, où ils devront être traités par un comptable. Les dossiers sont personnalisables. Par défaut, vous disposez de cette liste :
   • 00 – À analyser
   • 01 – SPAM
   • 02 – En copie
   • 03 – Factures non acquises
   • 04 – Détail virement
   • 05 – Factures acquises et payées
   • 06 – Factures en cours de traitement
   • 07 – Factures acquises comptabilisées non payées
   • 08 – Multi factures
   • 09 – Information insuffisante
   • 10 – Autres

Étape 4 : Assistance IA — Aide aux équipes

1. Intégré dans Outlook, OWI est également un « Copilot » pour les comptables
2. L’IA OWI exploite vos sources documentaires (fichiers, pages internet… etc) pour proposer à l’utilisateur les éléments les plus utiles pour traiter le mail reçu :
   1. Paragraphes à insérer dans la réponse
   2. Liens et fichiers, à consulter ou à attacher à la réponse
   3. IA générative sécurisée pour une rédaction complète, soumise au contrôle de l’utilisateur
3. Lorsque le comptable envoie sa réponse, l’IA OWI l’analyse, à la fois pour enrichir sa base de connaissance, et pour renforcer ses modèles d’IA

Pilotage de l’activité et de la qualité

1. Disponible avec la solution, un tableau de bord fournit toutes les informations utiles pour suivre les flux de demandes, les délais de réponses, l’évolution des motifs… etc
2. Ce même tableau de bord vous indique également quel degré d’automatisation est atteint, avec quelle fiabilité, et vous permet de piloter l’amélioration continue de la solution