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Simulateur OWI - Mailbot

Estimez vos économies sur le traitement des mails entrants

Nombre d’agents

Nombre d’emails reçus / année

Coût annuel chargé par agent

Proportion de mails avec pièces jointes (%)

Ce que nos clients gagnent en automatisant leur relation client

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Mailbot

Réduction drastique des charges liées aux mails fournisseurs - EDF

— Frédéric Sanchiz, Chef de projet digital, EDF

« En une semaine seulement, OWI Mailbot nous a permis de diviser par 5 le temps passé à dispatcher les mails fournisseurs. Les gestionnaires reçoivent uniquement les mails qu’ils doivent traiter, dans leur dossier dédié.

Gains concrets pour EDF Obligations d’achats multifilière :

100 000 mails/an triés automatiquement, dont 50 % avec facture en pièce jointe
Routage intelligent vers le bon gestionnaire
Réduction de 2,5 ETP à 0,5 ETP sur le tri des mails
Extraction automatique des factures pour traitement par Majorel

Pour être priorisé, un projet doit générer un gain de minimum 3 ETP. OWI l’a fait dès la première semaine. »

0 ETP

Économies dès la première semaine

Mails/an automatisés

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Mailbot

BPCEA maintient l’excellence du service malgré une explosion des volumes

Dans un contexte de multiplication par 10 des mails entrants, BPCEA Assurances a maintenu une qualité de service exceptionnelle tout en maîtrisant ses effectifs, grâce à OWI.Mail.

Résultats obtenus :

-30% de mails à traiter par les conseillers grâce au routage automatique
100% des tâches de distribution automatisées
Réduction des délais de traitement, notamment sur les réclamations

Gains concrets pour les conseillers :

Accès immédiat aux infos clients et au contexte des demandes
Réponses pré-rédigées et analyse automatique des pièces jointes
Répartition des mails selon la compétence et les produits

Déploiement agile :

6 cas d’usage en production en moins d’un an
Intégration avec GENESYS, Kofax, Filenet et les S.I. internes

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De fiabilité

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Smartform

100 % des demandes simples automatisées

— Responsable Relation Client, APRR

En quelques semaines, nous avons allégé nos flux entrants et réduit la pression sur nos conseillers, tout en améliorant la satisfaction client. Le formulaire intelligent OWI a été adopté immédiatement.

Les gains concrets constatés :

Tri et le routage automatique des demandes,
Réduction des allers-retours : le smartform guide l’usager pour soumettre une demande complète dès le 1er envoi,
Couplage avec notre S.I. interne pour traiter plus rapidement les demandes liées aux abonnés

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De fiabilité

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Mailbot

3 mois pour transformer la gestion des sinistres chez BCF

Grâce à OWI.Mail, nous avons pu réaffecter nos gestionnaires sinistres sur des tâches à forte valeur ajoutée dès le premier jour de mise en service. La solution a été déployée en seulement 3 mois, avec un impact immédiat sur notre qualité de service.

Contexte :

📨 100 000 mails par an, en français et en anglais, souvent avec pièces jointes
👩‍💻 4 gestionnaires mobilisés uniquement pour trier et indexer les mails

Bénéfices observés :

Routage intelligent : Achemine efficacement les e-mails aux bonnes compétences. Les règles métier déterminent le mode de réponse, la file d’attente et la priorité en fonction du profil, du contexte et de la demande du client, ainsi que des contraintes opérationnelles.
Analyse sémantique pour extraire automatiquement les données des mails et pièces jointes
Évolution des processus et meilleure personnalisation via le couplage au S.I.

Quelques mois après, le périmètre s’élargit aux mails en anglais et les équipes gagnent en efficacité et en autonomie.

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De fiabilité

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Chatbot & Callbot

Comment les CROUS préparent le pic de la rentrée étudiante grâce à l’IA

Avec le chatbot et le callbot OWI, nous avons pu absorber le pic de la rentrée sans saturer nos équipes. Les demandes simples sont traitées automatiquement, et les cas sensibles sont transmis aux bons interlocuteurs.

Les bénéfices concrets :

43 791 appels traités instantanément via le callbot
Chatbot multilingue 24/7, accessible à tous les étudiants
Orientation fluide des cas complexes vers les conseillers
Détection précoce de la précarité étudiante
Image modernisée et service public plus réactif

La solution OWI a été déployé sur 4 plateformes : Ile-de-France, Nord-Est, puis Sud-Ouest et Sud-Est.

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De décroché

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De fiabilité

Comment estimer vos économies ?

Vos économies dépendent du temps automatisé, du volume de demandes et du coût horaire de vos agents.

🟠 Coût moyen par demande

Le coût horaire moyen correspond au coût total d’un agent (salaire, charges, environnement de travail) ramené à une heure.

Le coût par demande est ensuite calculé en divisant le temps total passé par vos collaborateurs sur l’ensemble de l’année, par le nombre total de demandes traitées.

Les hypothèses intégrées par défaut sont :

35h de travail hebdomadaire
47 semaines travaillées par an
des temps moyens réalistes par type de tâche (entre 1 et 2 minutes)

🟠 Tâches automatisables et gains de temps

Demandes simples automatisables → 100 % d’automatisation
Automatisation des demandes de compléments d’informations → 100 % d’automatisation
Classement et routage des e-mails → 100 % d’automatisation
Contrôle des pièces-jointes et extraction d’informations utiles depuis les mails et pièces-jointes.
Recherche et extraction automatique des données de vos systèmes d’informations.
Rédaction de réponses personnalisées
Supervision et pilotage de l’activité

Pour chaque tâche, nous estimons un temps moyen gagné (en minutes) grâce à l’automatisation, que nous multiplions par la proportion de demandes concernées et le volume total de conversations.

🟠 Estimation des économies

Pour chaque tâche, économie =
Temps passé × taux d’automatisation × nombre annuel de mails × coût horaire

L’économie totale = somme des économies générées sur l’ensemble des tâches automatisables.

Ils ont choisi OWI, voici leurs résultats !

40% de gain de temps dans le traitement des e-mails, 56% des états de facture produits automatiquement

Patrice MELT

Product Owner du Portail Multi IA Génératives du groupe

En quelques jours, le flux d’emails a significativement diminué grâce à l’IA d’OWI

Vivien Blanc Responsable Marketing Digital

OWI nous a permis de structurer notre gestion des pics d’activité, en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée et en orientant les demandes sensibles vers les bons conseillers.

Natixis

Responsable Relation Client

Nos emails sont automatiquement analysés et orientés, ce qui nous a permis de réduire les délais de réponse et de réaffecter nos équipes sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Bureau Central Français

100% Des appels entrants décrochés instantanément 4 Plateformes déployées : Nord-Est déployé puis Sud-Ouest et Sud-Est

CROUS

Sous-directrice Vie étudiante

La puissance de l’IA, sans compromis sur la fiabilité et la maîtrise

Des milliers d’interactions traitées chaque jour, des entreprises exigeantes qui font confiance à OWI, une IA qui apprend et s’adapte en permanence.

Fiabilité garantie contractuellement

➡️ Une IA entraînée sur vos propres données
OWI s’intègre à vos systèmes sans jamais compromettre l’intégrité ni la confidentialité de vos informations.
➡️ Un environnement 100 % étanche, maîtrisé et sous votre contrôle
➡️ Fiabilité contractuelle supérieure à 95 %

Sécurisée et maîtrisable

➡️ Conformité aux plus hauts standards : HIPAA, SOC2 et RGPD
➡️ Données strictement protégées et hébergées dans un environnement sécurisé
➡️ Disponible en SaaS ou On-Premise, selon vos exigences

Scalabilité et performance

➡️ Une IA robuste, conçue pour gérer des volumes massifs sans compromis sur la qualité.
OWI s’adapte à vos besoins, que vous traitiez des milliers ou des millions d’interactions par jour.
➡️ Gestion fluide des pics de charge
➡️ Maintien d’une qualité de service optimale à grande échelle

Prêt à transformer votre service client avec OWI ?
Plug-and-Play !

Conçu pour s’intégrer parfaitement aux outils que vous utilisez au quotidien, comme Outlook, Salesforce et Zendesk, les intégrations préconfigurées d’OWI partagent des informations en temps réel entre les systèmes, améliorant ainsi l’efficacité de votre support client IA