CONTEXTE

Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et chronophages dans le traitement des mails fournisseurs.

Chiffres clés

65 %
des courriels avec des pièces jointes à ouvrir
20 %
des courriels hors du périmètre de traitement
10 %
des courriels avec des demandes simples

Problématique

Le service comptabilité fournisseur d’une grande entreprise de Service Public reçoit un flux importants de courriels.

En l’absence de solution d’analyse, les comptables doivent ouvrir et analyser chaque courriel et ses pièces jointes – essentiellement des factures – avant de pouvoir l’affecter et de le traiter : c’est chronophage pour l’organisation et facteur de dégradation des relations avec les fournisseurs.

De plus, malgré la progression de l’activité, une attention particulière est portée aux coûts de structure.

Pourquoi OWI ?

Fonctionnellement, la solution OWI.Mail permettait de résoudre l’ensemble des difficultés rencontrés sur le canal courriel : routage automatique, aide à la réponse, réponse automatique, connectivité avec des solutions tierces.

OWI a proposé une démarche d’expérimentation – le Diagnostic Relation Client – permettant à l’organisation de se faire un avis sur les possibilités réelles d’optimisation de la relation avec les fournisseurs et donné des perspectives sur la manière de tester facilement la solution sur un premier périmètre pilote.

La solution OWI a pu être déployé directement sur les infrastructures de l’entreprise et se connecter aux sources de données comptables afin de proposer de l’automatisation.

Déroulement du projet

• Diagnostic Relation Client pour cadrer le projet et valider les optimisations possibles
• Pilote pour valider l’utilisation de la solution sur des cas réels
• Généralisation progressive à l’ensemble de l’organisation

Bénéfices :

OWI.Mail a été déployé sur les infrastructures du Client : lecture des pièces jointes et interrogation du SI pour produire automatiquement des états de facture, analyse des courriels pour priorisation et routage automatique, aide à la réponse sur les courriels entrants et sortants, fourniture de tableaux de suivi de l’activité sur le canal courriel.

 

40 %
de temps gagné sur le traitement des mails
56 %
de production automatique des états de facture
30 %
d’amélioration dynamique du routage

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